Ant Text til e-conomic i Outlook

Hvis du anvender e-conomic som økonomisystem, kan du med fordel integrere e-conomic med Ant Text.

Ant Text kan bruges sammen med e-conomic på to forskellige måder.

Den ene er ved at oprette et faneblad inde i e-conomic, og den anden er ved at arbejde med sine dokumenter inde i Outlook, hvilket denne side beskriver.

Du kan selv vælge hvilken løsning som passer dig bedst, eller eventuelt benytte begge samtidigt.

Der er flere fordele ved begge integrationer:

• Du kan afsende tilbud, ordrer, fakturaer, kreditnotaer etc. fra din egen e-mail adresse via Microsoft Outlook, således at dine kunder kan svare tilbage på din egen e-mail adresse.
• Hold selv styr på alle dokumenter, som er sendt i din egen Microsoft Outlook postkasse.
• Du kan automatisk anvende Ant Text skabeloner og tilknytte vedhæftede filer, ved afsendelse af tilbud, ordrer, fakturaer og kreditnotaer etc.
• Du kan søge i både tilbud, ordrer, fakturaer og kreditnotaer etc. på en og samme gang, og derved få et bedre overblik.

Forudsætninger

Før at du kan gå i gang med Ant Text e-conomic app skal du følge 2 trin:

• Download Ant Text og installer Ant Text.
• Efter installation af Ant Text kontakt support@anttext.com eller få direkte hjælp her.
  Vi hjælper dig med opsætning og anvendelse af Ant Text.

Hvordan gør jeg?

Først skal du starte din Outlook, og aktivere integrationen til e-conomic i Ant Text. Dette gør du ved at følge dette billede:



Din "Adgangsnøgle" skal du have fra e-conomic, og den kan du få ved at følge denne vejledning.

Den "Adgangsnøgle" som e-conomic giver dig, skal du kopiere ind i feltet i pkt. nr. 4, og trykke på knappen "Test forbindelse".

Hvordan virker Ant Text e-conomic app?

Når du har gjort dette, og hvis forbindelsen er OK, vil e-conomic ikonet blive tilføjet til menuen til højre, og når du klikker på dette ikon, vil følgende skærmbillede fremkomme:

Her kan du i midten af skærmen se dit "arbejdsområde" som indeholder alle de forskellige e-conomic dokument typer, som Ant Text kan anvendes sammen med.

Du kan ved klik på de enkelte faneblade vælge om du ønsker at se dine "Tilbud", "Ordrer", "Fakturaer" eller "Kreditnotaer".

I toppen har du mulighed for at søge i alle dokumenterne, og der kan søges på ordrenr., fakturanr., kundenr., kundenavn, osv. på tværs af alle dokument typer.

Hver dokument type er inddelt i to sektioner, som er henholdsvis sendte og ikke sendte dokumenter for tilbud og ordrer, samt bogførte og ikke bogførte dokumenter for fakturaer og kreditnotaer.

Du kan skifte sektion ved f.eks. at klikke på overskriften "Bogførte fakturaer", hvorved dine bogførte fakturaer vil blive vist.

Til venstre for dine dokumenter er der en værktøjslinie som består af "Send valgte dokumenter", "Vælg alle ikke sendte Dokument type", "Opdater dokumenter" og "Skabeloner og indstillinger".

Send dit første e-conomic dokument med Ant Text

Klik på de dokumenter som du ønsker at sende:

• Boksen ud for dokumentet får nu et flueben.
  
  
• Klik herefter ”Send valgte dokumenter”, og Outlook vil herefter oprette en ny e-mail med din angivne Ant Text skabelon, for hvert dokument du har valgt samt vedhæfte det pågældende dokument til din e-mail.
• Samtidig vil din Ant Text skabelon (brød tekst) blive indsat ud fra den Ant Text skabelon som du har valgt udfor den pågældende dokument type under "Skabeloner og indstillinger"
  
  

Skabeloner og indstillinger

Klikker du på knappen "Skabeloner og indstillinger" nederst i venstre hjørne, vil dette skærmbillede blive vist:



Her kan du for hver enkelt dokument type angive hvilken skabelon som skal anvendes når du sender dit dokument.

Da Ant Text henter data fra din e-conomic løsning, er der her også andre indstillinger som kan hjælpe dig med at tilpasse Ant Text til dit behov.

Du kan f.eks vælge kun at få vist dokumenter fra de seneste 2 uger eller op til 12 måneder, alt afhængigt af dit behov, samt hvor mange dokumenter du løbende arbejder med.

Ligeledes har du her muligheden for helt at skjule nogle af fanebladende, f.eks. "Tilbud" eller "Kreditnotaer", hvis du ikke benytter disse dokument typer.

Automatisk behandling af dine dokumenter

Ant Text afsender ikke bare dine dokumenter, den behandler dem også, så de passer ind i dine arbejdsrutiner.

Dette forgår på følgende måde:

• Når du sender et tilbud, vil tilbuddet blive markeret som "Sendt" i e-conomic.
• Når du sender en ordre, vil ordren blive markeret som "Sendt" i e-conomic.
• Når du sender en faktura, vil fakturaen automatisk blive bogført i e-conomic.
• Når du sender en kreditnota, vil kreditnotaen automatisk blive bogført i e-conomic.

Du kan altid genfinde sendte tilbud og ordrer, samt bogførte fakturaer og kreditnotaer og sende dem igen, under de respektive sektioner.

Ant Text hjælper dig også med at holde styr på hvornår du har sendt e-mailen fra din Outlook.

Husk at du også kan bruge flette felter fra e-conomic i dine Ant Text skabeloner.

God fornøjelse!

Vi håber at du får glæde af vores Ant Text e-conomic app, og hvis du har nogle spørgsmål, ideer, ris eller ros, er du meget velkommen til at kontakt os på support@anttext.com